Hvilft lögfræðiráðgjöf ehf. (Hvilft) kappkostar að tryggja vernd persónuupplýsinga og að vinnsla þeirra sé í samræmi við gildandi lög og reglur. Persónuverndarstefnan tekur til söfnunar og vinnslu persónuupplýsinga í samskiptum Hvilft við viðskiptavini sína. Tilgangurinn með persónuverndarstefnu þessari er að upplýsa viðskiptavini um hvernig og hvers vegna persónuupplýsingum er safnað og hvernig þær eru meðhöndlaðar.

Hvað felst í vinnslu persónuupplýsinga?

Persónuupplýsingar eru allar upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling; einstaklingur telst persónugreinanlegur ef unnt er að persónugreina hann, beint eða óbeint, svo sem með tilvísun í auðkenni eins og nafn, kennitölu, staðsetningargögn, netauðkenni eða einn eða fleiri þætti sem einkenna hann í líkamlegu, lífeðlisfræðilegu, erfðafræðilegu, andlegu, efnalegu, menningarlegu eða félagslegu tilliti.

Vinnsla persónuupplýsinga vísar til aðgerðar eða röð aðgerða þar sem persónuupplýsingar eru unnar, hvort sem vinnslan er sjálfvirk eða ekki.

Hvaða persónuupplýsingum er safnað?

Við vinnslu mála hjá Hvilft er nauðsynlegt að safna marvíslegum persónuupplýsingum um viðskiptavini fyrirtækisins og tengiliði þeirra, ef um lögaðila er að ræða.

Sem um upplýsingar sem unnið er með má nefna:

·   nöfn
·   kennitölur
·   netföng
·   símanúmer
·   heimilisföng
·   reikningsupplýsingar

Einnig getur verið nauðsynlegt að vinna með viðkvæmar persónuupplýsingar, þ.e. upplýsingar um kynþátt, þjóðernislegan uppruna, stjórnmálaskoðanir, trúarbrögð, lífsskoðun eða aðila að stéttarfélagi, heilsufarsupplýsingar, félagslegar upplýsingar, upplýsingar um kynlíf eða kynhneigð, erfðafræðilegar upplýsingar og lífkennaupplýsingar.

Hvaðan koma persónuupplýsingarnar?

Algengast er að persónuupplýsingum sé safnað beint frá viðskiptavinum, s.s. þegar þeir láta Hvilft í té upplýsingar í tenglsum við þjónustu sem er veitt eða þeir hafa samband við Hvilft.

Einnig geta persónuupplýsingar komið frá þriðja aðila, s.s. opinberum aðilum (m.a. stofnunum, dómstólum, og úrskurðarnefndum), eða fyrirtækum og fjármálastofnunum.

Heimild til vinnslu persónuupplýsinga

Vinnsla Hvilftar á persónuupplýsingum er ýmist á grundvelli samnings við viðskiptavin, fyrirmæla í lögum og reglum, upplýsts samþykkis viðskiptavinar eða lögmætra hagsmuna lögmannsstofunnar.

Varðveisla persónuupplýsinga:

Persónuupplýsingar um viðskiptavini eru varðbeittar eins og lengi og nauðsynlegt er í samræmi við tilgang með vinnslu og með hliðsjón af gildandi lögum og reglum um varðveislu gagna.

Hvilft varðveitir allar persónuupplýsingar á öruggan hátt og í samræmi við lög.

Miðlun persónuupplýsinga:

Hvilft miðlar ekki persónuupplýsingum um viðskiptavini til þriðju aðila nema með ótvíræðu samþykki þeirra eða til þess að uppfylla skyldur samkvæmt samningi.

Þrátt fyrir framangreint kann persónuupplýsingum um viðskiptavini að vera miðlað til þjónustuaðila á borð við rekstraraðila hugbúnaðarkerfa.

Réttindi skráðra einstaklinga:

Viðskiptavinir eiga rétt á að fá upplýsingar um og aðgang að persónuupplýsingum um þá sjálfa sem Hvilft hefur undir höndum. Þeir eiga rétt á að afturkalla samþykki sitt fyrir vinnslu persónuupplýsinga sem byggð er á samþykki hvenær sem er. Þeir eiga einnig rétt á að óska eftir að láta leiðrétta, eyða eða takmarka vinnslu persónuupplýsinga um sig eða andmæla slíkri vinnslu.

Í ákveðnum tilvikum geta viðskiptavinir einnig átt rétt á að flutningi persónuupplýsinga sem þeir hafa látið Hvilft í té til annars ábyrgðaraðila.

Framangreindum réttindum kunna engu að síður að vera sett takmörk í gildandi lögum og reglum.

Viðskiptavinir eiga ávallt rétt á upplýsingum um uppruna persónuupplýsinga sem ekki er aflað frá þeim sjálfum.

Viðskiptavinir eiga rétt á að leggja fram kvörtun hjá lögbæru eftirlitsyfirvaldi, Persónuvernd, ef þeir telja að Hvilft hafi ekki virt réttindi þeirra við meðferð á persónuupplýsingum.

Breytingar á persónuverndarstefnu:

Hvilft getur breytt persónuverndarstefnu þessari eftir því sem þurfa þykir innan marka gildandi laga og reglna.

Nýjasta útgáfa persónuverndarstefnunnar er ávallt birt á vefsíðu Hvilft hverju sinni.